No-shows: Profitabler im Restaurant durch Reservierungssoftware

CEO und Partner von Aleno Ivica Balenovic.

© Aleno

CEO und Partner von Aleno Ivica Balenovic.

CEO und Partner von Aleno Ivica Balenovic.

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Profi: Ihr Unternehmen aleno steht für Umsatzmaximierung in Restaurants, denn Sie haben das »No Show Problem« gelöst. Erzählen Sie uns ein wenig über die Hintergründe.
Ivica Balenovic: In der Tat lässt sich mit den Funktionen unserer Restaurant-Software die No-Show-Rate auf unter einen Prozent drücken. Das war schon immer auch integraler Bestandteil unserer Software. Denn ein nicht belegter Vierer-Tisch in einem Fine Dining Restaurant kann am Ende des Tages bedeuten, dass man in den roten Zahlen ist. aleno hilft Restaurants, profitabler zu sein.

Wie funktioniert das in der Praxis konkret?
Um No-Shows zu vermeiden, bieten wir eine automatische Erinnerungsfunktion und Kreditkartenabfrage. Bei vielen Gastronomen ist durch den langen Lockdown die Liquidität knapp. Einige unserer Kunden nutzen deshalb zusätzlich die No-Show-Gebühren-Funktion, um garantiert keine Umsatzausfälle durch ausbleibende Gäste zu erleiden. Im Zuge der Corona-Pandemie ist die Akzeptanz dafür deutlich gestiegen – bei Restaurant-Betreibern, als auch bei Gästen.

Wie nimmt die Branche Ihr Angebot an?
Viele Gastronomen haben die Lockdown-Zeit genutzt, um sich digital besser aufzustellen. Wir haben in den vergangenen Monaten hunderte von Anfragen erhalten. Insbesondere auch aus Österreich. Dort zählen schon heute viele erstklassige Restaurants zu unseren Kunden. So zum Beispiel das »Steirereck« und das »Konstantin Filippou« in Wien oder das »Ikarus« in Salzburg. Diese Restaurants legen Wert auf eine von Bewertungsportalen unabhängige Restaurant-Software, die über eine offene Schnittstelle zu vielfältigen Systemen wie POS, PMS, Mailchimp und anderen verfügt.

Und vor allem: Bei dem sie die volle Hoheit über Daten haben und Gäste nicht mit irgendwelcher Fremdwerbung für andere Restaurants behelligt werden. Das kommt sehr gut an, was wir auch mit Zahlen belegen können. Allein zwischen dem 1. und dem 15. Juni 2021 wurden mit aleno bereits mehr als 1,6 Millionen Sitzplatzreservierungen getätigt.

Aleno ist ein einzigartiges Restaurant-Management-System. Mit der Software lässt sich die Auslastung des Restaurants sogar über mehrere Betriebe hinweg optimieren.

Aleno ist ein einzigartiges Restaurant-Management-System. Mit der Software lässt sich die Auslastung des Restaurants sogar über mehrere Betriebe hinweg optimieren.  

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Sie selbst sind Gastronom und mit den kleinen Problemen und Hürden des Gastro-Alltags vertraut. Wie kommt Ihnen dieses Praxiswissen zugute?
Ich habe am eigenen Leib erfahren, wie umständlich und minimalistisch viele Reservierungssysteme sind. Sie waren mühsam und haben im Alltag viel Zeit gefressen. Sie haben schlicht nicht zu den Abläufen in unserem Restaurant gepasst. Außerdem haben sogenannte Portal-Lösungen, vor allem von Bewertungsplattformen, unsere Gästedaten dazu verwendet, für ihr eigenes Angebot zu werben. Das hat mich enorm gestört. Ein weiteres großes Manko war, dass  es keine gescheiten Möglichkeiten gab, die Auslastung im Restaurant besser zu steuern.

Wir hatten Tage, an dem das Restaurant völlig überbucht war und andere, an denen zwar gut gebucht war, aber manche Gäste trotzdem nicht erschienen. Ich komme aus der IT-Branche und für mich war es völlig inakzeptabel, dass es keine bessere Lösung gab. Aus dieser Not heraus habe ich mit einigen anderen befreundeten Gastronomen dann aleno gegründet und angefangen, ein Reservierungssystem zu entwickeln. Daraus ist mittlerweile ein komplettes Gästemanagement-System geworden. Davon profitiert auch mein eigener Restaurant-Betrieb, der auch durch die Möglichkeiten von aleno profitabel wurde.

Wie heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab?
Mit aleno lassen sich eine Vielzahl von lästigen administrativen Prozessen im Restaurant komplett automatisieren. Egal ob es um Reservierungserinnerungen geht, um E- Mail-Marketing für ausgewählte Gästesegmente oder um Review-Management. Unsere Restaurant-Software spart wöchentlich bis zu sieben Stunden Arbeit pro Restaurant.

Das ist jetzt aber eher eine großzügige Schätzung, oder?
Keinesfalls. Es ist sogar eine eher konservative Angabe. Laut Sarah Jensen, Chief Operations Officer bei »L’Osteria« mit 130 Restaurants, spart das Unternehmen durch den Einsatz von aleno im Schnitt 1,5 Stunden Arbeit pro Tag pro Restaurant. Das sind 10,5 Stunden pro Woche. Auf die gesamte Gruppe hochgerechnet ergibt das 71.110 Stunden pro Jahr – oder 2.963 volle Tage.

Gibt es neben der Zeitersparnis noch weitere Unterscheidungsmerkmale gegenüber den Systemen der Mitbewerber?
Definitiv. Es sind im Wesentlichen fünf Punkte, von denen wir uns abheben:

  1. Bei uns haben Restaurantbetreiber volle Hoheit über ihre Gästedaten.
  2. Sie haben viele Möglichkeiten für Individualisierung – nicht nur Branding und Farben, sondern auch Tonalität und beliebige zusätzliche Abfragen bei der Reservierung, zum Beispiel ob Allergien vorliegen oder ob es einen Kinderstuhl braucht.
  3. aleno bietet vielfältige Tools für Umsatzsteigerung, zum Beispiel Upselling.
  4. Mit der AI-basierten Tischzuweisung wird die Auslastung genau nach den Wünschen der Restaurantbetreiber automatisch optimiert plus das Personal hat noch mehr Zeit für Service am Gast – und darauf kommt es ja letztlich an.
  5. Unsere Kunden können vielfältige Integrationen mit anderen Systemen nutzen und haben dadurch noch deutlich wertvolle Daten.

Das klingt jetzt recht trocken. Aber in der Praxis ergibt sich genau daraus eine Vielzahl von spannenden Möglichkeiten. Zum Beispiel durch Marketing-Automatisierung. Wir haben eine Integration zu Mailchimp. Etliche Kunden nutzen diese, um Gästen, die das dritte Mal das Restaurant besucht haben, automatisch eine E-Mail mit der Bitte zu schicken, das Restaurant zu bewerten. Übrigens sind wir gerade unmittelbar vor dem Release der Integration mit dem Hotel Management System Protel. Etwas, das sich viele unserer Hotel-Kunden gewünscht haben.

Inwieweit ist bei den Kunden Individualität gefragt?
Das ist in der gesamten Hospitality-Branche enorm wichtig. Kein Betrieb ist mit dem anderen vergleichbar. Die einen wollen AI-gestützte Tischzuweisung nutzen, um so immer eine optimale Auslastung zu erreichen, andere vertrauen da lieber ihren Mitarbeitenden. Die einen wollen No-Show-Gebühren erheben, andere nutzen das nur bei neuen Gästen. Einige nutzen individuelle Abfragen bei der Reservierung, um von Anfang an noch besser auf die Gästewünsche eingehen zu können, andere schwören auf die Möglichkeiten des Upselling. Die Anforderungen sind sehr unterschiedlich, genauso wie das Angebot für Gäste. Nur so kann man heute noch aus der Masse hervorstechen und nur so kann man seine Geschäftsabläufe derart optimieren, dass sich die Arbeit am Ende des Monats auch wirklich lohnt.

Stichwort Datenverwaltung: Wird die Möglichkeit mit den Gästedaten zu arbeiten Ihrer Meinung nach bereits ausreichend angenommen und umgesetzt?
Vor einigen Jahren waren es eher noch wenige Restaurants, die diese Möglichkeiten voll ausgeschöpft haben. Mittlerweile ist langfristiger Erfolg für Restaurants nur noch gewährleistet, wenn die Guest Experience rundum stimmt. Das beginnt bei der Reservierung, einem einfachen Check-in, individueller Ansprache der Gäste, über das Antizipieren von Gästewünschen im Voraus bis hin zum Community-Building. Denn es ist für Restaurantbetreiber deutlich teurer neue Gäste zu gewinnen als ehemalige Gäste zu reaktivieren. Damit Umsatz- und Gewinnoptimierung wirklich funktionieren, braucht es genau diese Daten. Das haben gerade in den vergangenen Monaten sehr viele Betreiber begriffen.

Was sind die häufigsten Fragen, die die Branche bewegen?
Für viele geht es darum, jetzt die Auslastung und die Umsätze im Restaurant zu optimieren. Und das so schnell wie möglich. Schnell steht bei Gesprächen deshalb immer die Frage im Raum: Wann können wir starten und helft ihr uns beim SetUp? aleno ist ein browserbasiertes System. Es ist sofort nutzbar und beim Fine Tuning unterstützt mein Team natürlich. Interessant ist, dass ich derzeit auch immer mal wieder gefragt werde, ob ich einen Koch oder einen Chef de Service kenne, der sofort verfügbar ist. Der Personalmangel ist immens aktuell.

aleno.me

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